Regulamin XLIX Zjazdu Okulistów Polskich 07– 09.06.2018 r.
Międzynarodowe Centrum Kongresowe
Plac Sławika i Antalla 1, 40-163 Katowice.


§1. Postanowienia ogólne

1.1 XLIX Zjazd Okulistów Polskich, zwany w dalszej części Regulaminu Zjazdem, odbywa się w dniach 07-09.06.2018 r. w Międzynarodowym Centrum Kongresowym, Plac Sławika i Antalla 1, 40-163 Katowice.
1.2 Zjazd obsługuje firma ESCULAP BTL Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. Gdańskiej 126/128, zwana w dalszej części Biurem Organizacyjnym Zjazdu, działająca na zlecenie Polskiego Towarzystwa Okulistycznego z siedzibą przy ul. Czerniakowskiej 231 w Warszawie.
1.3 Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Zjeździe i obowiązują wszystkich Uczestników.
1.4 Uczestnikami Zjazdu są lekarze okuliści, lekarze innych specjalności, pielęgniarki, studenci i inne osoby związane zawodowo z tematyką Zjazdu oraz przedstawiciele wystawców.
1.5 W ramach Zjazdu odbywać się będą sesje naukowo-dydaktyczne oraz wystawa firm farmaceutycznych i sprzętowych.
1.6 Oficjalny serwis internetowy Zjazdu znajduje się pod adresem www.pto.com.pl/zjazd2018/
1.7 Każdy Uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa w Zjeździe.
1.8 Za udział w Zjeździe Uczestnik otrzyma punkty edukacyjne zgodnie z zasadami ustalonymi przez Izbę Lekarską.
1.9 Koszt udziału w Zjeździe, pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

§2. Zasady uczestnictwa i odwołania uczestnictwa w Zjeździe

2.1 Warunkiem udziału w Zjeździe jest zgłoszenie uczestnictwa w Zjeździe oraz uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanym przez Biuro Organizacyjne Zjazdu.
2.2 Zgłoszenie uczestnictwa w Zjeździe należy dokonać poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Zjazdu www.pto.com.pl/zjazd2018/ bądź osobiście w recepcji kongresowej w dniach trwania Zjazdu tj. 07-09.06.2018 r.
2.3 Opłatę za udział w Zjeździe przy rejestracji za pośrednictwem strony internetowej www.pto.com.pl/zjazd2018/ należy przesłać na konto Biura Organizacyjnego Zjazdu:
mBank S.A. nr rachunku 77 1140 2004 0000 3402 7736 5043 jako tytuł płatności podając:
- imię i nazwisko Uczestnika,
- adres zamieszkania podany w formularzu zgłoszeniowym,
- nr PWZ Uczestnika,
2.4 Brak zapłaty w terminie i wysokości podanej w dokumencie proforma, traktowany jest jako przerwanie procesu zgłoszenia uczestnictwa w Zjeździe i skutkuje koniecznością jego powtórzenia od początku
2.5 Biuro Organizacyjne Zjazdu wystawi fakturę VAT tytułem dokonanych wpłat oraz wyśle ją w wersji elektronicznej na podany w zgłoszeniu adres e-mail nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, od dnia zaksięgowania wpłaty na koncie Zjazdu.
2.6 Termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa w Zjeździe za pośrednictwem serwisu internetowego www.pto.com.pl/zjazd2018/ upływa 31 maja 2018 r. Rejestracja po tym terminie będzie możliwa jedynie osobiście w recepcji kongresowej.
2.7 Opłatę za udział w Zjeździe przy rejestracji w recepcji kongresowej należy uregulować na miejscu gotówką lub kartą płatniczą.
2.8 Biuro Organizacyjne Zjazdu zastrzega sobie prawo do ustalenia maksymalnej liczby Uczestników oraz wcześniejszego zakończenia rejestracji.
2.9 Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Zjazdu. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Zjeździe winna być dokonana w formie elektronicznej na adres zjazd2018@pto.com.pl
2.10 W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Zjeździe:
a) gdy Biuro Organizacyjne Zjazdu otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji wcześniej niż w 30 dniu przed rozpoczęciem Zjazdu, Uczestnikowi przysługuje prawo zwrotu wpłaconej kwoty, jednakże pomniejszona ona będzie o 25% wartości całości wpłaty tytułem kosztów manipulacyjnych, pod warunkiem wcześniejszego otrzymania wpłaty za udział.
b) gdy Biuro Organizacyjne Zjazdu otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w 30 dniu przed rozpoczęciem Zjazdu lub później, Uczestnikowi nie przysługuje zwrot kosztów uczestnictwa w Zjeździe.

§3. Ceny i warunki płatności

3.1 Warunki płatności za uczestnictwo w Zjeździe zamieszczone są w niniejszym regulaminie zaś ceny na stronie internetowej Zjazdu pod adresem www.pto.com.pl/zjazd2018/
3.2 Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Zjeździe.
3.3 Prawo do obniżonej stawki opłaty zjazdowej przysługuje wyłącznie tym członkom PTO, którzy w momencie rejestracji mają opłacą w regulaminowym terminie składkę roczną PTO za 2018 r. W przypadku członków PTO, którzy nie opłacą składki członkowskiej lub opłacą ją po terminie, opłata zjazdowa będzie naliczana tak jak w przypadku osób niebędących członkami PTO. Osoby nie będące członkami PTO w tym przedstawiciele firm, którzy opłacają udział w Zjeździe lekarzom opłacają udział zgodnie z tabelą opłat zatwierdzoną przez ZG PTO. Zgodnie ze Statutem PTO Członkowie Honorowi Polskiego Towarzystwa Okulistycznego są zwolnieni z opłaty rejestracyjnej. Wysokość opłaty rejestracyjnej jest uzależniona m.in. od daty dokonania przelewu.

§4. Definicje kategorii uczestników

4.1 Lekarze w trakcie specjalizacji zobowiązani są do przesłania kopii pierwszej strony karty specjalizacji podpisanej przez Kierownika Kliniki/Oddziału, w którym prowadzona jest specjalizacja. Opłata musi zostać wpłacona indywidualnie z prywatnego konta bankowego.
4.2 Lekarze okuliści będący członkami PTO – stawki uczestnictwa obowiązują dla lekarzy dokonujących płatności indywidualnie, z prywatnego konta bankowego pod warunkiem terminowego dokonania opłaty członkowskiej PTO za rok 2018.
4.3 Osoby nie będące członkami PTO lub członkowie, którzy w wymaganym terminie nie dokonali opłaty członkowskiej za rok 2018, a także przedstawiciele firm medycznych, jak i przedstawiciele tych firm, którzy chcą opłacić uczestnictwo lekarza w Zjeździe.

§5. Reklamacje Uczestników Zjazdu

5.1 Wszelkie reklamacje Uczestników Zjazdu wobec Biura Organizacyjnego Zjazdu powinny być zgłaszane w formie pisemnej w trakcie trwania Zjazdu w recepcji kongresowej.
5.2 Po zakończeniu Zjazdu reklamacje nie będą rozpatrywane.

§6. Zgłaszanie prac (abstraktów)

6.1 Doniesienia ustne i plakaty zgłoszone w formie abstraktów, będą przedmiotem oceny i kwalifikacji Komitetu Naukowego. Rozpatrywane będą wyłącznie propozycje prezentacji ustnych lub plakatowych spełniające poniższe kryteria.
6.2 Zgłoszenia abstraktu można dokonać do dnia 18 marca 2018 roku poprzez formularz on-line dostępny na stronie www.pto.com.pl/zjazd2018/. W zakładce "zgłaszanie prac" należy wypełnić wszystkie wymagane pola, a następnie wysłać zgłoszenie abstraktu. Przed wysłaniem abstrakt można modyfikować. Obydwa streszczenia (polskie i angielskie) nie mogą przekroczyć jednej strony formatu A4.
Pola wymagane do wypełnienia:
- tytuł abstraktu w języku polskim
- tytuł abstraktu w języku angielskim
- dane osobowe zgłaszającego,
- autor/autorzy,
- osoba prezentująca (w przypadku prezentacji ustnej),
- instytucja/instytucje,
- wprowadzenie,
- materiał i metoda,
- wyniki,
- wnioski.
6.3. Po wypełnieniu formularza i wysłaniu abstraktu osoba zgłaszająca otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Autorzy, których prace zostaną zakwalifikowane przez Komitet Naukowy, zostaną powiadomieni o tym fakcie drogą elektroniczną (e-mailem) do dnia 10 maja 2018 roku. Wraz z potwierdzeniem zostaną przesłane wszystkie szczegóły dotyczące prezentacji. Informacje o zakwalifikowanych abstraktach znajdą Państwo po 10 maja 2018 roku na stronie internetowej www.pto.com.pl/zjazd2018/. W przypadku problemów z przesłaniem abstraktu za pomocą formularza należy skontaktować się z Biurem Organizacyjnym Zjazdu, e- mail: zjazd2018@pto.com.pl
6.4. Każdy autor prac jest zobligowany do zgłoszenia uczestnictwa w Zjeździe Okulistów Polskich, dokonania opłaty zjazdowej oraz zapoznania się z oświadczeniem umieszczonym na stronie internetowej Zjazdu www.pto.com.pl/zjazd2018/ dotyczącym archiwizacji, przetwarzania i publikacji materiałów edukacyjnych. Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Oświadczenie brzmi:
„Wyrażam nieodpłatną zgodę na wykorzystanie zdjęć oraz materiału video z moim wizerunkiem oraz napisanego przeze mnie referatu wygłoszonego podczas XLIX Zjazdu Okulistów oraz na zamieszczenie go na łamach portalu internetowego Polskiego Towarzystwa Okulistycznego (www.pto.com.pl). Zgoda obejmuje również prawo do obróbki, utrwalania i powielania w/w materiałów na potrzeby serwisu edukacyjnego Polskiego Towarzystwa Okulistycznego”.
6.5 Materiały edukacyjne, o których mowa w pkt. 6.1 po wyrażaniu zgody przez autorów będą publikowane na portalu edukacyjnym Polskiego Towarzystwa Okulistycznego.
6.6 Brak zastrzeżenia ze strony autorów dot. wykorzystania materiałów, oznacza zgodę na ich publikację na portalu edukacyjnym (na stronie PTO www.pto.com.pl).
6.7 Zastrzeżenia prosimy kierować wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej, wysyłając e-mail na adres: zjazd2018@pto.com.pl

§7. Zasady przyjmowania zgłoszeń i kwalifikowania Uczestników do udziału w kursach edukacyjnych

7.1 Kursy edukacyjne realizowane są w ramach XLIX Zjazdu Okulistów Polskich.
7.2. Nadzór nad realizacją kursów leży po stronie Komitetu Organizacyjnego Zjazdu oraz Biura Organizacyjnego Zjazdu, firmy ESCULAP BTL Sp. z o.o.
7.3 Kursy edukacyjne odbywać się będą w czwartek 7 czerwca 2018, w salach Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach.
7.4 Szczegółowy program kursów będzie zamieszczony na stronie internetowej Zjazdu: www.pto.com.pl/zjazd2018/
7.5 Program kursów może ulec zmianie.
7.6 Uczestnikiem kursu może zostać student, pielęgniarka oraz lekarz, który zgłosi swoje uczestnictwo i uiści opłatę w wysokości 50 zł brutto.
7.7 Zgłoszenia uczestnictwa w kursach można dokonać online poprzez wypełnienie formularza dostępnego na stronie www.pto.com.pl/zjazd2018/. Po dokonaniu zgłoszenia zostanie wystawiona faktura proforma oraz faktura sprzedażowa, która zostanie przesłana na adres email płatnika.
7.8 Zgłoszenie uczestnictwa na miejscu wiąże się z obowiązkiem wypełnienia formularza zgłoszenia w Rejestracji Zjazdu przed rozpoczęciem kursów oraz uiszczenie opłaty gotówką w kasie.
7.9 Uczestnik ma prawo decyzji o kursach, w których chce wziąć udział wypełniając odpowiednie pola w zgłoszeniu.
7.10 Uczestnik nie może wybrać dwóch takich kursów, które nawet w części nakładają się czasowo na siebie.
7.11 Po zgłoszeniu uczestnictwa Uczestnik otrzyma imienny identyfikator uprawniający do udziału w kursach.
7.12 W przypadku dużego zainteresowania danym kursem pierwszeństwo mają osoby, które zgłosiły swoje uczestnictwo przez Internet i uiściły odpowiednią opłatę.
7.13 Zgłoszenia abstraktu można dokonać do dnia 18 lutego 2018 roku poprzez formularz on-line dostępny na stronie www.pto.com.pl/zjazd2018/. W zakładce "zgłaszanie prac" należy wypełnić wszystkie wymagane pola, a następnie wysłać zgłoszenie abstraktu.

§ 8. Ogólne warunki dotyczące wystawy firm podczas Zjazdu

8.1 Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa w wystawie firm to 28 luty 2018 r. Zgłoszenia nadesłane po 28 lutym 2018 będą rozpatrywane przez Biuro Organizacyjne Zjazdu w miarę posiadania wolnej powierzchni wystawienniczej. Miejsce wystawy: Międzynarodowe Centrum Kongresowe, Plac Sławika i Antalla 1, 40- 163 Katowice.
8.2 Wystawca zobowiązany jest do przesłania wypełnionego oraz podpisanego formularza Umowy – Zgłoszenia udziału i zamówienia powierzchni wystawienniczej („Zamówienie”) na adres: zjazd2018@pto.com.pl lub wojciech.palgan@pto.com.pl.
8.3 Biuro Organizacyjne Zjazdu podejmuje się organizacji wystawy po akceptacji Zamówienia i powiadomieniu o tym Wystawcy drogą elektroniczną.
8.4 Biuro Organizacyjne Zjazdu zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy bez podania przyczyn do dnia 30 kwietnia 2018 r.
8.5 Dla Wystawców polskich walutą płatności jest złoty polski.
8.6 Za termin dokonania wpłat przyjmuje się datę wpływu środków na konto Biura Organizacyjnego Zjazdu.
8.7 Cena najmu powierzchni wystawienniczej obejmuje: czynsz najmu, koszt prądu, przyłącze do 2 kW. Cena nie obejmuje kosztów budowy i wyposażenia stoiska oraz innych usług zamówionych odrębnie przez Wystawcę.
8.8 Wszelkie opłaty winny być uiszczane w nieprzekraczalnych terminach podanych w Zamówieniu.
8.9 Faktura za złożone Zamówienie zostanie wystawiona nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wpłaty lub daty wykonania usługi.
8.10 Jeżeli zachodzi sytuacja, że Wystawca zamawiający powierzchnię wystawienniczą nie będzie płatnikiem (adresatem faktury), to należy o tym fakcie powiadomić Biuro Organizacyjne Zjazdu przy składaniu Zamówienia, załączając pisemną zgodę płatnika oraz wszelkie dane niezbędne do wystawienia faktury zgodnie z polskim prawem podatkowym.
8.11 Jeżeli umowa zaliczana jest do obrotu z zagranicą w rozumieniu polskiego prawa dewizowego, oferta zapłaty w walucie polskiej dokonywana przez podmioty krajowe tytułem wyręczenia podmiotu zagranicznego, nie będzie przyjęta.
8.12 Wszelkie płatności dokonywane są wyłącznie bezgotówkowo na konto Biura Organizacyjnego Zjazdu podane w Zamówieniu
8.13 Koszty banku płatnika ponosi płatnik.
8.14 W przypadku rezygnacji z udziału w Wystawie żadne wpłaty nie będą zwracane.
8.15 W przypadku nieprzyjęcia zgłoszenia udziału przez Biuro Organizacyjne Zjazdu, zgłaszającemu przysługuje zwrot wszystkich wpłaconych kwot. Nie przysługują natomiast inne roszczenia z tego tytułu.
8.16 Lokalizacja stoiska Wystawcy wynika z projektów zabudowy powierzchni wystawienniczej, warunków organizacyjno-technicznych terenu wystawy oraz ewentualnych życzeń Wystawcy, do których w miarę możliwości Biuro Organizacyjne Zjazdu postara się dostosować.
8.17 Minimalna wielkość stoiska to 4 m2.
8.18 Biuro Organizacyjne Zjazdu zastrzega sobie prawo zmiany - lokalizacji stoiska oraz powierzchni zamówionej przez Wystawcę, jeżeli względy organizacyjne i projektowo-techniczne uniemożliwią realizację życzeń Wystawcy.
8.19 Udostępnienie powierzchni przez Wystawcę innemu Wystawcy może nastąpić tylko za pisemną zgodą Biura Organizacyjnego Zjazdu po przedstawieniu pisemnego wniosku.
8.20. W przypadku, gdy Wystawca dokonuje zabudowy wynajętej powierzchni wystawienniczej we własnym zakresie, obowiązuje go „Regulamin techniczny budowy stoisk”.
8.21. Montaż stoisk będzie możliwy w dn. 07.06.2018 od godz. 07.00 do godz. 21.00 . Demontaż stoisk: 09.06.2018 w ciągu 1 godziny od zakończenia Zjazdu do godz. 22.00.
8.21.1 Przekroczenie ustalonych wyżej terminów montażu i demontażu przez Wystawców, wiązać się będzie z karą w wysokości 500 zł netto za każdą rozpoczętą godzinę.
8.22 Transport, wyładunek, rozpakowanie, montaż, demontaż, spakowanie i załadunek eksponatów oraz innych materiałów wystawowych wykonywane są przez Wystawcę na jego koszt i ryzyko. Wszystkie towary przesyłane przez Wystawcę powinny być odpowiednio oznakowane i prawidłowo zaadresowane:
Międzynarodowe Centrum Kongresowe, Plac Sławika i Antalla 1, 40-163 Katowice Z dopiskiem: „XLIX Zjazd Okulistów Polskich” oraz nazwą wystawcy i osoby kontaktowej wraz z numerem telefonu.
8.22.1 Przesyłki, o których wyżej mowa będą odbierane jedynie w okresie trwania Zjazdu.
8.23 Wystawcy powinni ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczyć swoje mienie znajdujące się na terenie wystawowym na swój własny koszt i ryzyko.
8.23.1 Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób, ubytki, uszkodzenia lub zniszczenia eksponatów przed, podczas oraz po imprezie, niezależnie od okoliczności.
8.23.2 Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, eksplozją, zalaniem, przerwą w dostawie prądu, wody oraz siłą wyższą.
8.23.3 Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów obowiązujących w miejscu Zjazdu.
8.23.4 Jakiekolwiek działanie sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa i niezgodne z zasadami ujętymi w ofercie zezwala Organizatorowi na zerwanie umowy, a Wystawca traci prawo do roszczenia z tytułu strat.
8.23.5 Wystawca jest odpowiedzialny za uszkodzenie budynków, umeblowania, instalacji dokonane przez jego przedstawicieli oraz każdą osobę zatrudnioną przez niego bezpośrednio i pośrednio.
8.24 W celu zachowania bezpieczeństwa ogólnego imprez organizowanych w Międzynarodowym Centrum Kongresowym i na terenach zewnętrznych Międzynarodowego Centrum Kongresowego w myśl ustawy o ochronie przeciwpożarowej z dnia 24 sierpnia 1991 roku (Dz.U. Nr 81 poz. 351) i innych obowiązujących aktów normatywnych zakazuje się:
- Używania i stosowania ognia otwartego.
- Palenia tytoniu w całym obiekcie poza wyznaczonymi i oznakowanymi miejscami.
- Używania sprzętu gaśniczego niezgodnie z jego przeznaczeniem.
- Włączania do sieci energetycznej Międzynarodowego Centrum Kongresowego urządzeń elektroenergetycznych bez uprzedniego uzgodnienia z Pracownikami technicznej obsługi Międzynarodowego Centrum Kongresowego i Biura Organizacyjnego Zjazdu.
- Blokowania dojść i wyjść ewakuacyjnych i przejezdności dróg wewnętrznych oraz dróg ppoż. wokół nich.
- Wnoszenia alkoholu na tereny Międzynarodowego Centrum Kongresowego.
- Wnoszenia na teren Międzynarodowego Centrum Kongresowego materiałów niebezpiecznych, zagrażających bezpieczeństwu ogólnemu uczestników imprezy.
8.24.1. Stosowanie jako dodatkowego środka wyrazu organizowanej imprezy materiałów pirotechnicznych i pożarowo niebezpiecznych dopuszcza się wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Katowicach, ul. Wojewódzka 11, 40-026 Katowice. Do zabudowy stoisk należy używać wyłącznie materiałów, które są niepalne, trudno zapalne, bądź zostały zabezpieczone przed ogniem. Na stoisku należy przechowywać stosowne certyfikaty i zaświadczenia. Nie wolno stosować takich materiałów jak bambus, sitowie itp., które paląc się eksplodują.
8.25 Materiały reklamowe mogą być rozdawane przez Wystawcę jedynie na jego własnym stoisku pod warunkiem, że nie zakłóca to normalnego toku pracy pozostałych uczestników.
8.25.1 Reklama i działania promocyjne poza stoiskiem Wystawcy wymagają pisemnej zgody Biura Organizacyjnego Zjazdu oraz będą dodatkowo fakturowane.
8.26 Dla podniesienia rangi Zjazdu Biuro Organizacyjne Zjazdu w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym i Naukowym zaprasza osoby znaczące dla środowiska, a koszty z tym związane rozłożone są na wszystkich uczestników Wystawy.
8.26.1 Organizator rozsyła zaproszenia do kompetentnych organizacji i osób w Polsce i zagranicą.
8.26.2 Zamówione Identyfikatory oraz materiały informacyjne zostaną przekazane Wystawcy w momencie rejestracji.
8.27 Program Zjazdu otrzyma każdy opłacony uczestnik XLIX Zjazdu Okulistów Polskich.
8.27.1 Treść reklam zamieszczonych przez Wystawców w programie Zjazdu winna być zgodna z obowiązującym Prawem Farmaceutycznym (Dz. U. nr 126 poz. 1381 z 6 września 2001 z późniejszymi zmianami oraz Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 21 listopada 2008 r. w sprawie reklamy produktów leczniczych z późniejszymi zmianami).
8.27.2 W przypadku, kiedy treść reklamy uznana zostanie za niezgodną z obowiązującym przepisami, Biuro Organizacyjne Zjazdu nie będzie ponosiło z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności i zastrzega sobie prawo dochodzenia od Wystawcy wszelkich kosztów, które poniesie w związku z tym faktem.
8.28 Wszelkie reklamacje dotyczące wystawy winny być zgłaszane w czasie trwania wystawy do Biura Organizacyjnego Zjazdu i potwierdzone w formie pisemnej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia wystawy. Po upływie tego terminu żadne reklamacje nie będą uwzględniane. Jakakolwiek reklamacja nie zwalnia Wystawcy od terminowej płatności kwot, o których mowa jest w Zamówieniu.
8.29 Ustne porozumienia zawierane pomiędzy Wystawcami a przedstawicielami Biura Organizacyjnego Zjazdu oraz wszelkie decyzje z nich wynikające wymagają potwierdzenia w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
8.30 Wszyscy uczestnicy wystawy zobowiązani są do stosowania obowiązujących przepisów i przestrzegania niniejszego regulaminu. Uczestnicy winni nieprzestrzegania tych warunków ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody i straty poniesione z tego tytułu przez Biuro Organizacyjne Zjazdu i osoby trzecie.
8.31 Biuro Organizacyjne Zjazdu zastrzega sobie prawo - w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych - do odwołania, skrócenia lub częściowego zamknięcia imprezy. Wystawcy nie przysługuje wówczas prawo do jakiegokolwiek odszkodowania lub redukcji opłat za uczestnictwo w imprezie.
8.32 Wszelkie spory mogące wynikać z tytułu udziału w wystawie oraz prac, dostaw i usług zlecanych do Biura Organizacyjnego Zjazdu przez Wystawców poddaje się orzecznictwu sądu właściwego dla siedziby Biura Organizacyjnego Zjazdu.

§ 9. Ogólne warunki techniczne budowy stoisk

9.1. Projekt oraz realizacja zabudowy na wynajętej powierzchni wystawienniczej, instalacji elektrycznej i wodno-kanalizacyjnej winna być zgodna z obowiązującymi normami wykonania.
9.2. Do dnia 30.04.2018 r. Wystawcy są zobowiązani do przesłania do Biura Organizacyjnego Zjazdu projektu planowanego stoiska.
9.3. Maszyny, silniki, narzędzia, aparaty, przewody, środki transportu oraz wszystkie inne urządzenia winny odpowiadać obowiązującym normom o warunkach bezpieczeństwa i higieny pracy.
9.4 Uruchamianie maszyn i urządzeń nieodpowiadających wymogom bezpieczeństwa oraz obsługiwanie ich przez osoby nieuprawnione jest zabronione.
9.5 Przy demonstrowaniu maszyn lub urządzeń w ruchu należy wydzielić i odpowiednio zabezpieczyć teren przeznaczony na ten cel.
9.6 Projektowane konstrukcje wysokościowe powyżej 2,5 m wymagają przedłożenia rysunków konstrukcyjnych i obliczeń statycznych, dokonanych przez uprawnione osoby.
9.7 Elementy zabudowy nie mogą przekraczać granicy przyznanej powierzchni wystawienniczej.
9.8 Przeszklone elementy zabudowy muszą posiadać pełen dolny cokół z materiału nietłukącego o wysokości min. 30 cm od posadzki.
9.10 Minimalna szerokość ciągów komunikacyjnych winna wynosić 2,5 m.
9.11 Zabrania się na terenach Międzynarodowego Centrum Kongresowego wykonywania w ciągach komunikacyjnych i ewakuacyjnych jakichkolwiek stałych lub przenośnych reklam, konstrukcji bądź ustawiania eksponatów.
9.12 Zabrania się naruszania struktury posadzek, ścian stropów, oraz wprowadzania innych zmian w obiekcie (np. klejenie lub malowanie na ścianach i posadzkach) bez uprzedniego uzgodnienia z Biurem Organizacyjnym Zjazdu.
9.13 Biuro Organizacyjne Zjazdu jest uprawnione do wstrzymania budowy stoisk oraz usunięcia zabudowy na koszt uczestnika, jeśli jest ona wykonana niezgodnie z w/w wymogami.
9.14 Elementy drewniane, wykładzina, tkaniny oraz inne materiały palne użyte do budowy stoiska winny posiadać stosowne atesty o uodpornieniu ogniowym i winny być okazane Biuru Organizacyjnemu Zjazdu.
9.15 Wszelkie uszkodzenia lub zniszczenia majątku na terenie Międzynarodowego Centrum Kongresowego, wymagają przywrócenia zniszczonych elementów do stanu pierwotnego na koszt uczestnika.
9.16 Zabrania się pracy silników wysokoprężnych wewnątrz budynku w Międzynarodowego Centrum Kongresowego.

§ 10. Warunki budowlano- montażowe i BHP

10.1 Poniższe przepisy obowiązują uczestników imprez organizowanych na terenach Międzynarodowego Centrum Kongresowego, najemców, użytkowników obiektu oraz wykonawców robót na terenach Międzynarodowego Centrum Kongresowego.
10.2. Wyżej wymienieni ponoszą osobiście odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy pracowników wykonujących roboty na terenach Międzynarodowego Centrum Kongresowego i odpowiadają osobiście za wszelkie wypadki wynikłe na skutek braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm bezpieczeństwa pracy ze swej strony, w okresie najmu hali, bądź też w okresie montażu, ekspozycji oraz w czasie najmu terenów targowych.
10.3. W zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy nie objętych niniejszymi przepisami, mają zastosowanie ogólnie obowiązujące w Polsce przepisy, których powinni przestrzegać wszyscy Użytkownicy terenów Międzynarodowego Centrum Kongresowego.

§ 11. Warunki techniczne wykonania instalacji elektrycznych

11.1 Biuro Organizacyjne Zjazdu we własnym zakresie zapewnia Wystawcom:
- oświetlenie ogólne Międzynarodowego Centrum Kongresowego
- możliwość korzystania z sieci i urządzeń elektrycznych Międzynarodowego Centrum Kongresowego.
11.2. Oświetlenie stoisk wystawienniczych Wystawcy wykonują na własny koszt.
11.3. Do zasilania stoisk i eksponatów w Międzynarodowym Centrum Kongresowym służy sieć elektryczna 230V.
11.4. Wystawcy chcący korzystać z sieci elektrycznej 400V, winni zgłosić ten fakt do Biura Organizacyjnego Zjazdu najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem Zjazdu.
11.5. Jako dodatkową ochronę od porażeń należy stosować samoczynne, szybkie wyłączenie w przypadku przekroczenia bezpiecznej wartości napięcia dotykowego wraz z wykorzystaniem połączeń wyrównawczych miejscowych, zgodnie z PN/E-05009.
11.6. Instalację elektryczną na stoisku należy zabezpieczyć wyłącznikami przeciwporażeniowymi różnicowo-prądowymi oraz wyposażyć w wyłącznik główny.
11.7. Biuro Organizacyjne Zjazdu zastrzega sobie możliwość odpłatnego podłączania instalacji stoiska do urządzeń energetycznych na terenie Międzynarodowego Centrum Kongresowego.
11.8. Wystawca winien przedstawić Biuru Organizacyjnemu Zjazdu dane techniczne instalacji z określeniem wielkości zapotrzebowania mocy.
11.9. Moc nie powinna przekraczać 100 W na 1 m2 ekspozycji (oświetlenie).
11.10. Wszystkie instalacje elektryczne wykonywane w Międzynarodowym Centrum Kongresowym muszą odpowiadać wymogom Polskiej Normy PN/E-05009 oraz powinny być wykonane i eksploatowane zgodnie z obowiązującymi Przepisami Budowy i Eksploatacji Urządzeń Elektroenergetycznych.
11.11. Odpowiedzialność prawna za techniczne wykonanie prac instalacyjnych spoczywa na Wystawcy.
11.12. Zabrania się dokonywania jakichkolwiek zmian instalacji elektrycznej Międzynarodowego Centrum Kongresowego (np. demontaż oświetlenia, przerabianie instalacji elektrycznej itp.).
11.13. Instalacja elektryczna stoisk będzie wyłączana codziennie po zamknięciu obiektu. Jeżeli zachodzi konieczność całodobowego podłączenia niektórych odbiorników, uczestnik wystawy winien powiadomić Biuro Organizacyjne Zjazdu o tym fakcie najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem Zjazdu.
11.14. Biuro Organizacyjne Zjazdu nie gwarantuje ciągłości dostawy energii elektrycznej i nie ponosi kosztów za straty spowodowane na skutek ewentualnych przerw w dopływie energii.

§12. Postanowienia końcowe

12.1 W przypadku, gdy Zjazd nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Biura Organizacyjnego Zjazdu, Biuro Organizacyjne Zjazdu niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.
12.2 W przypadku, gdy Zjazd nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Biura Organizacyjnego Zjazdu, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Zjeździe, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych Biuru Organizacyjnemu Zjazdu przez Uczestników Zjazdu.
12.3 Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Zjeździe będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Biura Organizacyjnego Zjazdu.
12.4 Zgłoszenie uczestnictwa w Zjeździe oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Biuro Biurem Organizacyjnym Zjazdu.
12.5 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
12.6 Zjazd ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23.03.2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62 poz. 504)
12.7 Biuro Organizacyjne Zjazdu nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Zjazdu.
12.8 Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane ze Zjazdem, jak również w miejscach zakwaterowania.
12.9 Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej www.pto.com.pl/zjazd2018/
12.10 Biuro Organizacyjne Zjazdu ma prawo zmiany postanowień regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej www.pto.com.pl/zjazd2018/